Datenschutzhinweise für den Hausmeisterservice
1. Allgemeine Hinweise
Im Rahmen unseres Hausmeisterservices bieten wir auf unserer Website verschiedene Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme und digitalen Übermittlung von Informationen an.
Hierzu gehören insbesondere die Hinterlegung und Aktualisierung von Kontaktdaten, die Meldung von Schäden oder technischen Problemen sowie die Kontaktaufnahme bei allgemeinen Anliegen rund um die von uns betreuten Objekte.
Personenbezogene Daten werden dabei nur verarbeitet, soweit dies für die Bearbeitung des jeweiligen Anliegens und die Durchführung bzw. Organisation unserer Leistungen erforderlich ist.
2. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Verarbeitung der über unsere Online-Angebote erhobenen personenbezogenen Daten ist:
Montageteam Becker
Stockholmer Str. 1
18107 Rostock
E-Mail: office@montageteam-becker.de
Weitere Angaben zum Verantwortlichen können unserem Impressum entnommen werden.
3. Kontaktdaten hinterlegen und aktualisieren
Mieter, gewerbliche Nutzer und sonstige Ansprechpartner der von uns betreuten Objekte können über unser Online-Formular ihre Kontaktdaten hinterlegen oder vorhandene Angaben aktualisieren.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Firma bzw. Unternehmen
- Vor- und Nachname
- Etage, Bereich oder Raumnummer
- Telefonnummer bzw. Mobilfunknummer
- E-Mail-Adresse
- gegebenenfalls Name und Kontaktdaten eines weiteren Ansprechpartners
- Zeitpunkt der Übermittlung bzw. Aktualisierung
Wir verwenden diese Daten insbesondere, um die Kommunikation im Zusammenhang mit dem betreuten Objekt zu ermöglichen. Hierzu können beispielsweise die Abstimmung von Reparaturen und Handwerkerterminen, notwendige Zutritte, organisatorische Mitteilungen sowie die Kontaktaufnahme bei dringenden objektbezogenen Angelegenheiten gehören.
4. Schaden oder Problem melden
Über unser Online-Formular können Schäden, Defekte, technische Probleme oder sonstige Auffälligkeiten an oder in einem von uns betreuten Objekt gemeldet werden.
Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
- Name und gegebenenfalls Firma bzw. Unternehmen
- Telefonnummer und/oder E-Mail-Adresse
- Angaben zum betroffenen Objekt, Bereich oder Raum
- Art und Beschreibung des Schadens oder Problems
- Datum und Zeitpunkt der Meldung
- gegebenenfalls hochgeladene Fotos oder sonstige Anhänge
Die Angaben werden verwendet, um die Meldung zu prüfen, zu dokumentieren und die erforderlichen Maßnahmen zu koordinieren.
Soweit dies für die Bearbeitung erforderlich ist, können relevante Angaben an die zuständige Hausverwaltung, den Eigentümer oder einen mit der Prüfung bzw. Behebung beauftragten Dienstleister oder Handwerksbetrieb weitergegeben werden.
Bei der Übermittlung von Fotos bitten wir darum, nach Möglichkeit keine Personen, persönlichen Dokumente oder sonstige für die Schadensbearbeitung nicht erforderlichen personenbezogenen Informationen abzubilden.
5. Kontaktformular
Bei Nutzung unseres allgemeinen Kontaktformulars verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Hierzu können insbesondere Name, Firma bzw. Unternehmen, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der Nachricht gehören.
Die Daten werden ausschließlich soweit erforderlich zur Bearbeitung der Anfrage, zur Kommunikation mit Ihnen und gegebenenfalls zur weiteren Koordination des betreffenden Anliegens verwendet.
6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach Art und Anlass der jeweiligen Verarbeitung.
Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Soweit die Verarbeitung zur ordnungsgemäßen Organisation und Durchführung unseres Hausmeisterservices, zur Bearbeitung objektbezogener Anliegen oder zur effizienten Kommunikation erforderlich ist, kann sie auf Grundlage unserer bzw. der berechtigten Interessen der beteiligten Stellen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen.
Soweit für eine bestimmte Verarbeitung ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
7. Speicherung und Verarbeitung mit Google Workspace
Die über unsere Online-Formulare übermittelten Angaben können zur Bearbeitung, Dokumentation und Organisation des Hausmeisterservices in unserem Google-Workspace-Geschäftskonto, insbesondere in Google Tabellen (Google Sheets), gespeichert und verarbeitet werden.
Die Speicherung dient insbesondere der strukturierten Verwaltung von Kontaktdaten sowie – abhängig vom jeweiligen Formular – der Bearbeitung und Dokumentation von Schadensmeldungen, Reparaturen, Terminabsprachen und sonstigen objektbezogenen Anliegen.
Der Zugriff auf die gespeicherten Informationen wird auf die Personen beschränkt, die die Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Anbieter der eingesetzten Google-Workspace-Dienste ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Soweit Google personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage der hierfür bestehenden vertraglichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.
Bei der Nutzung von Google-Diensten kann eine Verarbeitung von Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden. Informationen zur Datenverarbeitung und zu den von Google vorgesehenen Datenschutz- und Sicherheitsmaßnahmen können den Datenschutzinformationen von Google entnommen werden.
8. Empfänger und Weitergabe personenbezogener Daten
Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur den Personen und Stellen zugänglich gemacht, die sie zur Bearbeitung des jeweiligen Anliegens benötigen.
Je nach Art des Vorgangs können hierzu insbesondere gehören:
- zuständige Mitarbeiter von Montageteam Becker
- die zuständige Hausverwaltung bzw. Objektverwaltung
- Eigentümer bzw. Auftraggeber
- beauftragte Handwerks- und Fachbetriebe
- sonstige Dienstleister, soweit deren Einbindung zur Bearbeitung des jeweiligen Vorgangs erforderlich ist
- von uns eingesetzte technische Dienstleister und Auftragsverarbeiter
Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit hierfür eine rechtliche Grundlage besteht und die Weitergabe für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
9. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Kontaktdaten von Mietern, Unternehmen oder sonstigen Ansprechpartnern können für die Dauer der Betreuung des jeweiligen Objekts bzw. so lange gespeichert werden, wie die betreffende Person als Ansprechpartner benötigt wird.
Daten zu Schadensmeldungen, Reparaturen und sonstigen Vorgängen können für die Dauer der Bearbeitung sowie darüber hinaus gespeichert werden, soweit dies zur Dokumentation des Vorgangs, zur Wahrung oder Abwehr von Rechtsansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
Entfällt der Verarbeitungszweck und bestehen keine gesetzlichen oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung, werden die personenbezogenen Daten gelöscht.
10. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Die Bereitstellung personenbezogener Daten über unsere Online-Formulare ist grundsätzlich freiwillig.
Bestimmte Angaben können jedoch erforderlich sein, damit wir eine Person oder ein Unternehmen eindeutig zuordnen, Kontakt aufnehmen oder ein gemeldetes Anliegen bearbeiten können. Entsprechende Pflichtfelder werden im jeweiligen Formular gekennzeichnet.
11. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:
- Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten gemäß Art. 15 DSGVO
- Berichtigung unrichtiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO
- Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO
- Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO
- Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO
- Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Darüber hinaus besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
12. Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, besteht nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Zur Wahrnehmung der Rechte genügt eine Mitteilung an:
Montageteam Becker
Stockholmer Str. 1
18107 Rostock
E-Mail: office@montageteam-becker.de